L’affacturage (ou factoring) est un ensemble de trois services adossés à la cession de créances commerciales : il permet de bénéficier d’un financement anticipé, d’un recouvrement professionnel et d’une assurance-crédit protégeant l’entreprise des défaillances de ses débiteurs.
Le service permet de disposer de la trésorerie sous 24 ou 48 heures.
L’avance de trésorerie
La loi de modernisation de l’économie (LME) fixe à compter du 1er janvier 2009 le délai maximum de paiement fournisseur à 45 jours fin de mois, ou 60 jours à partir de la date d’émission de la facture.
Les décalages de trésorerie liés aux délais de paiement et aux retards de paiement sont pourtant fréquents.
Le service apporté par une société d’affacturage permet de ne pas en souffrir : la société d’affacturage règle les factures sous 24 ou 48 heures. Il ne prend en charge que 80 à 90% de la créance, mais l’entreprise en dispose sans délai et n’a plus besoin de recourir aux services bancaires classiques.
L’enregistrement des factures
L’externalisation du poste clients décharge l’entreprise des contraintes administratives liées à la gestion des comptes :
- Grâce à Internet, la gestion du poste clients est dématérialisée : les échanges d’information et les virements de fonds transitent en temps réel.
- La société d’affacturage tient à jour la comptabilité du poste clients et transfère, par échange de fichiers informatiques ou via Internet, les données dont vous avez besoin pour mettre à jour votre comptabilité.
- Sur internet, un espace personnel vous est dédié : il contient les dates et moyens de paiement, les retards, les causes de non-paiement, les encours garantis. Un système d’alerte vous prévient des litiges.
- La société d’affacturage vous procure des outils d’analyses pour mieux piloter le portefeuille clients : tableaux de bord statistiques sur la composition de vos encours, l’évolution du volume d’affaires par client, par région voire par pays ou zone du monde.
Le suivi des impayés
La société d’affacturage prend en charge le suivi des impayés. Elle gère les relances, les demandes de prorogation de paiement, les impayés avérés et le recours contentieux.
Selon les modalités du contrat que vous avez signé, vous pouvez soit supporter vous-même le montant de l’impayé en cas d’insolvabilité du client, soit recourir à l’assurance-crédit qui transfère ce risque à la société d’affacturage.
L’externalisation du recouvrement
Spécialisée dans le recouvrement, la société d’affacturage en optimise la gestion. Elle intervient auprès des débiteurs avant la date de paiement négociée :
- des courriers sont adressés au client ;
- des contacts téléphoniques sont pris avec les débiteurs avant la date de règlement prévue sur la facture pour améliorer la rapidité des encaissements.
Grâce à ces dispositions, les litiges éventuels peuvent être détectés. Si c’est le cas, la société d’affacturage interroge le débiteur sur les causes du retard, lui accorde un nouveau délai ou entame une procédure.