Quatre éléments entrent en compte dans le fonctionnement de l’affacturage : le contrat, le partage des risques financiers, les prestations et la comptabilisation des opérations d’affacturage.
La prestation d’affacturage est encadrée par un contrat, signé pour une durée indéterminée, sans limite d’encours.
Présentation d’un contrat d’affacturage
Le contrat est signé pour un montant minimum de commission annuelle que vous vous engagez à payer à la société d’affacturage, mais sans limite d’encours. Ce qui permet à celle-ci d’accompagner la croissance de votre entreprise, sans que vous ayez besoin de renégocier les termes du contrat.
Le contrat prend effet lors de sa signature ou lors de l’envoi de la première facture.
Il peut être résilié à tout moment à condition de respecter un préavis d’un délai de trois mois et d’adresser au prestataire une lettre de résiliation en recommandé avec accusé de réception.
Les modalités du contrat d’affacturage
Le contrat d’affacturage établit les termes de la relation. Avant de vous donner son accord, la société d’affacturage analyse votre poste client. Vous devez lui fournir les coordonnées exactes de chaque entreprise cliente concernée par le contrat, leur numéro de Siret, et le montant des encours que vous prévoyez de lui confier.
Globalement, le contrat mentionne :
- la nature des factures concernées, émises par des entreprises et des administrations ;
- le ou les pays d’intervention ;
- la durée de l’avance (ou crédit) consentie ;
- la fréquence des échanges d’informations (remises hebdomadaires des factures) ;
- la mention de subrogation ou au contraire la nature confidentielle du service (affacturage confidentiel) ;
- la nature des justificatifs que vous devez fournir au factor attestant que la transaction commerciale avec votre client a bien eu lieu (bon de commande, bon de livraison, PV de réception) ;
- les comptes : un montant est fixé pour le compte de garantie (il s’agit d’un pourcentage de l’encours à financer oscillant de 5 à 15%) ; un montant minimum est également précisé par le contrat ; la société d’affacturage peut vous imposer l’ouverture d’un compte de réserve notamment en cas de dettes sociales ; enfin, le contrat stipule le montant minimum annuel de la commission d’affacturage ;
- les prestations : le contrat définit les services télématiques apportés par la société d’affacturage, le mode de règlement des factures.
Contrat d’affacturage : les points à vérifier
Le poste client
Une entreprise n’est pas dans l’obligation de confier à la société d’affacturage l’ensemble de son chiffre d’affaires. Par contre, lorsqu’elle cède un compte client, toutes les factures le concernant sont traitées par le prestataire.
Le caractère « full factoring » du contrat
Dans le cadre d’une prestation complète, la société d’affacturage prend en charge la gestion du compte client et mène à votre place les éditions de facture, les relances, le recouvrement, les actions de contentieux. Le service est évidemment plus coûteux puisque plus complet.
Les contrats sont négociés en fonction des caractéristiques de votre entreprise (taille, CA annuel) et du profil de vos clients. La société d’affacturage mesure les risques avant de s’engager. Vérifiez bien qu’il ne surévalue pas le risque.
Ce que vous pouvez négocier
Le mode de calcul des intérêts financiers
Ils sont soit pré-comptés, soit post-comptés. Dans le premier cas, la société d’affacturage anticipe et procède à une évaluation des délais de paiement, alors que dans le second, elle constate et applique des frais réels.
Ainsi, si le délai moyen de paiement dans le secteur d’activité concerné est de 50 jours, avec des intérêts pré-comptés, vous paierez pour 50 jours même si la durée effective de l’avance n’est que de 45 jours. Avec des intérêts post-comptés, ce n’est pas le cas. Les taux s’appliquent strictement au prorata temporis.
Les frais de dossiers
La société d’affacturage facture des frais de dossiers lors de l’établissement du contrat. Mais, lorsqu’elles entrent en négociation avec des courtiers qui négocient les contrats d’affacturage pour le compte de plusieurs entreprises, elles acceptent de les réduire voire de les supprimer purement et simplement. Utilisez cet argument en votre faveur
La commission d’affacturage
Le factor prélève une commission dite d’affacturage, qui correspond aux frais de gestion, de recouvrement et d’assurance-crédit. Cette commission oscille entre 0,15% et 1,30% du CA TTC confié. L’assurance-crédit représente entre 0,30 et 0,50% de cette fourchette. Si vous disposez déjà d’une police auprès d’un autre prestataire, la société d’affacturage l’utilisera, la commission devra donc être moins chère. À vous de faire preuve de vigilance et de bien vérifier que vous ne payez pas deux fois.
La caution du dirigeant
Le contrat d’affacturage peut demander votre caution personnelle en garantie. Il s’agit en général d’une caution délictuelle, c’est-à-dire mise en œuvre en cas de délit (fausse facture par exemple). Mais, il arrive aussi qu’une société d’affacturage réclame au dirigeant d’entreprise sa caution personnelle solidaire qui l’engage. Juridiquement, une caution doit être limitée dans le temps et dans son champ d’application. Vérifiez les termes de votre engagement avant de signer un contrat engageant votre caution personnelle.